Proje Yönetiminde ölçütlerin (metriklerin) kullanılmasına yönelik oldum olası ilgi gösteriyorum. Aslına bakarsanız sadece proje yönetiminde değil, iş hayatında ölçütlerin kullanılması konusu ilgimi çekiyor. Sözü açılmışken bu kapsamda Kaplan ve Norton’dan “Blanced Score Card” kitabını tavsiye ediyorum.

Proje yönetimi konusunda ise Amazon’dan gelen bir e-posta ile “Value-Based Metrics for Improving Results: An Enterprise Project Management Toolkit” Mel, Ph.D. Schnapper, Steven C. Rollins kitabı dikkatimi çekti.

PMI üyeliğim sayesinde books24x7.com  üzerinden bu kitabı okuma fırsatı buldum.

Kitap herhangi bir organizasyonda baz plan, izleme, yönetme, iyileştirme, iş fonkisyonlarının aynı hizaya getirilmesi ve ödüllendirilmenin geliştirilmesi için ölçütlerin kullanıldığı bir araç olan değer bazlı bir metodoloji için yol haritası belirtiyor.

Yazarlar bu kapsamada Performansın 3M’si olarak adlandırdıkları bir süreç geliştirmişler. 3M’den kasıt ise Measure (Ölç), Manage (Yönet), ve Magnify (Büyüt) şeklinde tanımlanmış.

Bu metodoloji, kurumların amaçlarına ulaşmak için stratejik olarak belirledikleri ölçütlerin organizasyon içerisinde hiyerarşik olarak yaygınlaştırılmasını destekliyor. Hiyerarşi ise organizasyon için ölçütlerin oluşturulması, bu ölçütlerin departmanlara indirgenmesi, ve bu ölçütlerin daha sonra bireylere indirgenmesi şeklinde.

Bu ölçütlerin tanımlanmasında, herhangi bir işe başlamadan önce işin tamamlanması sonrasında başarı ölçülerinin nasıl tanımlanacağını belirlenmesi gerekliliği belirtiliyor. ( Bu cümleyi yazdıktan sonra covey’in sonunu düşünerek işe başla, uygulama geliştirmede test driven developement, çevik iş analiz süreçlerinde hikayelerin  yazılması sırasında kabul kriterlerinin yazılması, iş yönetiminde amaçlarla yönetim gibi konular aklıma geliyor. J )

Yazarlar, projelerin maliyetlerinde ve proje sürelerinde bitirilememesini, ölçütlerin işe başlanmadan belirtilmesi yerine iş yapılırken tespit edilmesine bağlıyorlar.

Ölçütlerle yönetmek için gerekli adımlar ise şu şekilde sıralandırılıyor.

1.       Başlangıç için baz alınacak tüm verileri toplayın

2.       Kurumsal amaçlar için atanmış kurumsal hedeflere ait tüm maliyetleri hesaplayın.

3.       Her bir kurumsal amaç için planlanmış başlangıç ve bitiş zamanlarını belirleyin.

4.       Kurumsal amaçların, kurum için stratejik önemine göre (katacağı değere göre) sıralayın.

5.       Bu bilgiler ışığıdan kurumun 3M profilini çıkarın.

Örneğin kurumun amaçlarından birinin kurum içerisinde PMO sürelerinin oturtulması olduğunu düşünelim. Bu durumda yazarlar öncelikle ölçecekleri anahtar sonuç alanlarını (key value areas) ve ağırlıklarını şu şekilde belirlemişler.

a.       PMO’nun kurulumu (%40)

b.      PMO’nun yönetimi (%40)

c.       Çalışanların geliştirilmesi (%20)

Performans amaçlarını da her bir anahtar sonuç alanı için belirlemişler.

PMO’nun kurulumu (%40):

Kurulumun başlangıcı (%20):  1 ay içerisinde gerçekleşirse ( 4: Mükemmel), 2 ay içerisinde gerçekleşirse (3: İyi),  3 ay içerinde gerçekleşirse (2: Tatmin edici), 3 aydan daha fazla sürede gerçekleşirse (1: tatmin edici değil)

PMO için gerekli kaynakların temini(%20): Gerekli  kaynakların %90’ının temini (4: Mükemmel), Gerekli  kaynakların %50’sinin temini (3: İyi), Rol ve sorumluluklarının belirlenmiş olması (2: Tatmin edici), Tanımsız (1: tatmin edici değil)

Bu şekilde hedefleri belirlenmiş amaçların daha iyi yönetilebileceği belirtiliyor.

Amaçların daha iyi yönetilmesini ve ölçülmesini yukarıdaki örneği ele alarak örneklemeye çalışayım: PMO kurulumunda tüm işleri dört dörtlük yaparsanız toplamda durumunuz 4 olarak gözükecektir. Hiçbir şey yapmadığınızda ise durumunuz 1 olarak gözükecektir. Eğer proje ofisini 1 ay içerisinde kurarsanız %20’lik bir işi 4 puan üzerinden yapmış olursunuz. Bu da size 0.2 x 4 = 0,8 puan kazandırır. Diğer %80’lik işte henüz bir şey yapmamış olmanızdan dolayı 1 puanda olduğunuzu varsayarsak 0.8 x 1 = 0,8 puan da oradan kazanmış olursunuz. Toplamda da 0,8 + 0,8 = 1,6 puanınınız olur. Tatmin edici değer ise 2 olduğundan şimdilik toplamda sınıfta kaldığınızı değerlendirebilirsiniz.

Ölçütlerle yönetim sırasında amaçların değişmesi durumunda , oranların değiştirilerek ilgili organizasyon veya kişilerin daha fazla değer katacak yere yönlendirilebileceği belirtiliyor.

Genel olarak bakacak olursak kitap 4 ana bölüme ayrılmış durumda:

a.       Metodolojinin tanımlanması

b.      Organizasyon için 3M Yönetim Programı

c.       Organizasyon için 3M Yönetim Araçları

d.      Organizasyonunuz için Uygulamaya Konulacak Ölçüt Programının  Değer Teklifinin Ortaya Çıkartılması

Eğer organizasyonunuz içerisinde proje yönetimini ve proje ofisinizi ölçütlerle yönetmeyi planlıyorsanız 3M metodolojisi size bir fikir verecektir. Aynı zamanda yazarın sunmuş olduğu örnek araçlar ve özellikle son bölümde yer alan PMBOK içerisinde yer alan süreçler için sunmuş olduğu “3Ms Maturity Model” bölümü ve bölümde PMO’lar için belirlemiş olduğu 7 seviye PMO olgunluğunuzu değerlendirmek için bir model oluşturuyor. Yazar aynı zamanda 3M olgunluk modelini oluşturmak için her ay neler yapılacağını belirttiği bir yol haritası belirtiyor.

Linkler:

Amazon’dan kitabı almak için

PMI’a üye olmak için (üye olduğunuzda kitaba ulaşabiliyorsunuz.)

Google Kitaplar’dan kitaba göz atmak için

Yeni yazılardan e-posta ile haberdar olmak için blog’a ana sayfadan abone olabilirsiniz.