Bir önceki yazımızda Temel’in boya kovası örneği üzerinden kazanılmış değer hesaplamalarını gerçekleştirmiştik. Bu yazımızda, kazanılmış değer ölçüm teknikleri ve MS Project ile Kazanılmış Değer raporunun nasıl alındığı konusunda bilgi vermeye çalışacağım.
Kazanılmış Değer Ölçüm Teknikleri
Öncelikle gerçekleşen değerlerin nasıl kabul edildiği konusunda bilgi vermek istiyorum. PMBOK 4. Sürümde maliyet yönetimi altında performans ölçümünün kurallarının belirlenmesi isteniyor. Bu kurallar altında belirtilen alt başlıklardan birisi de kazanılmış değer ölçüm tekniğinin belirlenmesi. Başlık olarak verilen ölçüm tekniklerinin açıklaması aşağıda yer almıştır.
· Ağırlıklı Kilometre Taşı (Weighted milestone): Bu teknik yapılacak işi kilometre taşlarına bölünmesine ve her ulaşılan kilometre taşı için bir değer ataması gerçekleştiriliyor. Kilometre taşına varıldıkça bütçelenen değerinin kazanıldığı varsayılıyor.
· Sabit Formül (Fixed Formula): Tipik örnekleri 0/100, 50/50 ve25/75 teknikleridir. Örneğin 50/50 tekniğinde işe başlandığında üreteceği değerin %50 si kazanılmış olarak varsayılır, bittiğinde diğer %50’sinin de değer kazanıldığı varsayılır. Benzer olarak 0/100 tekniğinde iş bittiğinde değerin %100’ü kazanılmış varsayılır. 25/75 tekniği de benzer bir şekilde kullanılabilir. Bu teknik en efektif olarak kısa süreli görevlerde faydalı olmaktadır.
· Tamamlanma Yüzdesi (Percent Complete): Bu teknikte her bir ölçüm periyodunda, sorumlu olan kaynak veya kaynağın yöneticisi tamamlanan işin tüm işteki yüzdesinin tahminini gerçekleştirir. Eğer objektif olarak yapılan işin toplam işin ne kadarı olduğunu ölçebileceğiniz bir yöntem var ise bu teknik daha çok işe yarar.
PMBOK 3. Sürümünde ise aynı konu ile ilgili olarak Kazanılmış Değer Kuralları adı altında kazanılmış değer kredilendirme kritelerleri (“credit criteria”) altında 0-100, 0-50-10 örnekleri verilmiş.
Dikkat edilirse PMBOK 3. Sürümde sabit formül tekniği altındandaki alternatifler sıralanmış, konu PMBOK 4. Sürüm içerisinde genişletilmiştir.
Deneyimlerimden:
1. Sabit formül deneyimi:
Sabit formül ve tamamlanma yüzdesi tekniklerini daha önceki proje yönetimlerinde kullanma fırsatı buldum. Sabit formül kullanımını çevik yöntemlerden scrum’ı kullanırken “burn down chart” çizerken 0-100 tekniği ile birlikte kullandık. Scrum içerisinde yapıcak işler bir zaman kutusu (time-box ) içerisinde planlanıyor. Amaç bu zaman kutusu içerisinde daha önceden belirlenmiş kaynaklarla, belirlenen hikayelerin gerçekleştirilmesi. Kaynak ve zaman sabitlendiğinde kaynakların maliyetleri de otomatikman belirlenmiş oluyor. Hikayeler’e puan veriliyor ve zaman kutusu içerisinde bitirilmesi gereken toplam hikaye puanı belirleniyor. Her gün yapılan toplantılarla hikayenin alt işlerinin ne kadarının bitirildiğine bağlı olarak “burn-down chart” çiziliyor. Bu grafiğin içerisinde biz alt işler sadece bittiğinde kalan iş çizgisini aşağıya doğru indiriyorduk. Bu şekilde önceliğimizin iş bitirmek olduğunu ve başarı kriterimizin bitirdiğimiz iş olduğunu ekip içerisine yayma imkanımız oluyordu.
2. Tamamlanma yüzdesi deneyimi:
Tamamlanma yüzdesini Proje Sunucusu (Project Server) kullanımımız sırasında kullanıcıların zaman çizelgeleri (timesheet) girişleri sırasında kullanıyorduk. Bu kullanım şu şekilde gerçekleşiyordu. Proje ekibi ile birlikte çıkartılmış olan WBS altındaki her bir paketi için gerekli aktiviteler tanımlanıp, bu aktiviteler için kaynak ve zaman tahminleri gerçekleştirilerek ilk baseline’a konu olan Project Schedule ortaya çıkıyor. Kişiler ilgili aktiveteler doğrultusunda çalıştıklarında, ilgili aktiviteye çalıştığı zamanı giriyor. İlgili Timesheetleri gün sonunda task’larına import ediyorlar. Bu bilgi aktarımı sırasında gerçekleşen zaman projenin planlanan zamanına göre orantılanarak % bitmiş iş hesaplanıyor. Proje sunucusu kullanıcı ilgili task içerisinde önde, zamanında, gecikmeli olarak devam ettiğini veya işi bitirdiğini ayrı bir alanda belirtiyor. Kullanıcı gün sonunda üzerinde geliştirme yaptığı aktiviteleri proje yöneticisinin onaylaması için proje yöneticisine gönderiyor. Proje yöneticisi bu aktiviteleri kabul ettiğinde sunucu otomatikman tamamlanma yüzdesine göre gerekli kazanılmış değer hesaplamalarını gerçekleştiriyor.
Yukarıda gerçekleştirilen yöntemde işin istenilen değeri üretmediğini geciktiğini veya önde gittiğini gördüğünüzde kazanılmış değerin istediğiniz şekilde çıkmadığını göreceksiniz. Bu istisnai (exceptional) durumu bir yönetim tekniği olarak kullanarak proje planınınızı güncelleyebilirsiniz. Veya harcanan zaman ve gerçekleşen iş arasındaki ilişkiyi daha objektif olarak tanımlamanız mümkünse tamamlanmış oranı ilgili görev için kazanılmış değer yöntemini % physical complete içerisinde tamamlayarak daha doğru bilgi alabilirsiniz.
Bu kadar açıklamadan sonra bizim örneğimizde ölçüm değerlerini tekrar hatırlayalım:
|
Gün |
Gerçekleşen Günlük m. |
Toplam Gerçekleşen m. |
Planlanan Günlük m. |
Planlanan Toplam m. |
|
Gün 1 |
500 |
500 |
400 |
400 |
|
Gün 2 |
400 |
900 |
400 |
800 |
|
Gün 3 |
200 |
1100 |
400 |
1200 |
|
Gün 4 |
100 |
1200 |
400 |
1600 |
|
Gün 5 |
? |
? |
400 |
2000 |
Biz gerçekleşen günlük m.’yi objektif olarak ölçebildiğimiz için tamamlanma yüzdesi tekniğini kullanarak kazanılmış değeri hesapladık. Her gün çizilen şerit ölçülüp, toplam çizilen şerit/ toplam şerit oranı ile tamamlanma yüzdesi bulunabiliyor.
MS Project’te Kazanılmış Değer Raporu Alınması:
Örneğimizdeki Kazanılmış Değer Raporun MS Project ile nasıl alındığını kısaca açıklamak istiyorum.
· Proje tanımlanır.
· Aktiviteler tanımlanır.
· Kaynaklar tanımlanır.
· Kaynaklar aktivitelere atanır.
· Baseline atanır. (Kazanılmış değer için planlanan değerler baseline’dan alınır.)
· Projenin takibi için gerçekleşen değerler girilir.
· Gerçekleşenlerin atanması sonrasında % complete otomatikman hesaplanır. Ancak hesaplanan %complete değeri gerçekte kazanılan %complete değerine eşit olmadığını biliyorsanız objektif değerlere göre belirlenmiş olarak belirlenen tamamlanma yüzdesini earned value method kolonunu ilgili görüntünüze (gantt chart’ta veya tracking gantt chart’ta) ekleyip %complete seçeneğini Physical % complete e çevirerek değiştirebilirsiniz.
· Raporu statüsünü değerlendirmek istediğiniz günü Project | Project Information | Status Date alanına ilgili takvim gününü seçerek belirleyin.
· Menüden Report| Reports | Costs | Earned Value Raporu ile raporumuza ulaşabilirsiniz.
Konuyla ilgili diğer kaynaklar:
http://certifedpmp.wordpress.com/2008/09/23/basic-concepts-of-earned-value-management/
http://www.stsc.hill.af.mil/crosstalk/1999/04/smith.asp
Kazanılmış değer yönetimi konusunda tecrübelerinizi ve bu konuda merak ettiklerinizi lütfen yorum olarak belirtiniz. Önümüzdeki günlerde bu konu ile ilgili yazılarımda yorumlarınızı konular içerisinde değerlendireceğim veya size özel cevap vereceğim.
Bir sonraki yazıda görüşmek üzere;
Bu serideki diğer yazılar için:
Pingback: Agile Süreçler IV : Notlar | Base Teknoloji