Kazanılmış Değer Yönetimi’nin proje süreçlerinde hangi adımlarda kullanıldığı konusunda Kazanılmış Değer Yönetimi – 1 sırasında bilgi vermiştik.

Kazanılmış değer yönetiminin temelinde ölçüm yatmaktadır. Ölçüm maliyetler üzerinden gerçekleştirilmektedir. Proje başlangıcında planlanan maliyet bütçesi ile harcanan para ve gerçekleşen değerler karşılaştırılır.

Bu konuyu bir fıkra ile sizlere aktarmak istiyorum.

BOYA KOVASI Temel Karadeniz’de yol inşaatı başlayınca boş oturmaktansa gidip yol inşaatında çalışmaya karar verir.  İşi bilmediği için Temel’e yol çizgilerini boyama görevi verirler. Temel ilk gün 500 metre yol çizgisi boyar. Akşam olunca ustabaşı Temel’i tebrik eder çok çalışkansın diye. Bir sonraki gün temel 400 metre boyar, bir sonraki gün 200 diğer gün 100 derken olaya sinirlenen usta başı Temel’i yanına çağırır.  “Temel uşağım ne oldu ilk gün çok çalışıyordun, şimdi ise günde 50 metre yol boyuyorsun.” der.  Tabi Temel de lafı yapıştırır:  “Ben her gün çok çalışıyorum da, her geçen gün kovadan biraz daha uzaklaşıyorum.”

 

Yüzünüz gülümsemiştir sanırım. Kazanılmış değer yönetimini fıkramız üzerindeki senaryodan devam edelim.

Aşağıdaki varsayımlarda bulunalım.

·         Ustabaşının Temel’e bu işi verirken günde 400 metre şerit boyama işi planlar.

·         Toplam şerit boyanacak yol 2000 metredir.

·         Şerit çizmek için özel bir boya kullanılmaktadır. Her 100 metre için 10 TL’lik bir kutu boya harcanmaktadır.

·         Temel’in günlük yövmiyesi 25 TL’dir.

·         Ustabaşı toplam 2000 metre için 2000/100*10 = 200 TL boya bütçesi 2000/400*25 = 125 TL işçilik bütçesi olmak üzere toplam 325 TL olarak işi bütçelendirmiştir.

Tabii gerçekleşenlerle planlananların aynı olmadığını fıkramızdan kolayca çıkartabilirsiniz.

Bizim ustabaşının 2008 global krizinde işsiz kaldığını aslında kazanılmış değer yönetimi konusunda daha önceden bir şeyler okuduğunu ama uygulama fırsatı bulamadığını varsayalım.

4. gün sonunda eve gittiğinde ustabaşı tekrar kazanılmış değer konusunu aklına getirsin ve aşağıdaki gibi bir tablo çıkarsın.

Gün	Gerçekleşen Günlük m.	Toplam Gerçekleşen m.	Planlanan Günlük m.	Planlanan Toplam m.
Gün 1	500	500	400	400
Gün 2	400	900	400	800
Gün 3	200	1100	400	1200
Gün 4	100	1200	400	1600
Gün 5	?	?	400	2000

 

Bizim ustabaşı konuyu proje yönetimi dersi alan üniversite öğrencisi oğluna anlatınca, çocuk baba der bu konuyu hemen proje yönetimi konularına göre ortaya çıkartıp gelin sizin durumu inceleyelim.

İlk iş olarak sadece bu projedeki tek işin Temel’in 2000 metre şerit çizmesi olduğunu düşünelim. Projenin başlangıç durumunu gerçekleşen  durum ile karşılaştırmak için ilk durumu girip bu duruma göre proje yönetim aracımızda bir baseline atalım. Baseline atmamızla beraber Tracking Gantt tablomuz aşağıdaki gibi gözüküyor.

Bu arada hemen kaynaklarımız kullanımına bakalım, daha önce Temel’i ve boya kutularını maliyetleri ile birlikte Resource Sheet üzerinde tanımlamıştım. 5 günlük işe günlük eşit kullanım olarak proje yönetim aracımız dağıtmış kaynakları.

Proje yönetimi dersi alan çocuk, ustabaşına döner. Bu şekilde planlamıştın değil mi? Evet der ustabaşı. Peki der çocuk. Şimdide gerçekleşenleri girelim.

Bilgileri girdiğimizde Tracking Gantt ve Resource Usage aşağıdaki gibi oldu baba. Doğru mu her şey?

Ustabaşı tablolara baktığında “tamam Temel’in elinde 8 kutu kullanılmamış boya var. Ama sadece bir günde çalışarak bu işi başaramaz son 4 günde boya kutularını taşımadığından dolayı çok yoruldu. Bizim yine günde 400 metre boyayacağını düşünerek Cuma gününe de 8 saatlik iş planlamamız gerekiyor.” der.

Çocuk Cuma gününe de 8 saatlik mesai ekler. Tablolar artık aşağıdaki gibidir.

Çocuk baba der: “Kazanılmış değer yönetiminden bahsettin ya bana; bugün biz de PMBOK 4th edition’da Proje İletişim Yönetimini konuşuyorduk. Bu sırada kazanılmış değer yönetiminde kullanılan formüllere göre performans rapor örneği görmüştük. Sana proje müdürü ile paylaşmak için rapor çıkartayım mı?” Cevabı beklemeden aşağıdaki tabloyu hesaplayarak çıkarır.

	Değerler			Varyans		Performance Index
	PV	EV	AC	SV	CV	SPI	CPI
Gün 4	260	195	220	-65	-25	0,75	0,886364

 

Çocuk, “baba”der. “Dur bu aynı zamanda benim kullandığım proje yönetim aracı tarafından da raporlanıyordu. Sana çıktısını göstereyim.”

 

·         Birincisi çalışmak hatta çok çalışmak bir değer üretmediğiniz sürece maliyetler açısından olumlu değil olumsuz etkiler ortaya çıkartıyor. Dikkat ettiyseniz ustabaşı da bunu fark edip, çocuğuyla kalan zaman için tahmin yaparken Temel’den ilk günkü performansını beklemiyor.

·         Ustabaşı 4 gün boyunca Temel’i hiç kontrol etmemiş. Oysa proje takım üyelerini geliştirmek için onların ne yaptıklarının farkında olup, gerektiğinde onlara yol gösterici olmak, veya yol gösterici olacak kişileri bulmak gerekir.

·          Bir diğer konu ise önceki iş tecrübelerimde sıklıkla dile getirdiğim bir konu. “Raporlanmamış iş bitmiş iş değildir.” Temel günlük çalışmalarını belki raporlasa, veya ustabaşı günlük rapor istese sorun daha önceden fark edilebilirdi. Çevik yöntemlerde sabahları yapılan Günlük Scrum toplantıları bu tür sorunları ortadan kaldırmak için oldukça etkili bir yöntem.

 

Kazanılmış değer yönetimi konusunda tecrübelerinizi ve bu konuda merak ettiklerinizi lütfen yorum olarak belirtiniz. Önümüzdeki günlerde bu konu ile ilgili yazılarımda yorumlarınızı konular içerisinde değerlendireceğim veya size özel cevap vereceğim.

Bir sonraki yazıda görüşmek üzere;

Bu serideki diğer yazılar için:

• Kazanılmış Değer Yönetimi – 1
• Kazanılmış Değer Yönetimi – 2
• Kazanılmış Değer Yönetimi – 3
• Kazanılmış Değer Yönetimi – 4
• Kazanılmış Değer Yönetimi – 5